Số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu gọi là số hoá dữ liệu. Hay nói cách khác số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Sản phẩm sau khi số hóa tài liệu chính là nguồn Tài nguyên số/dữ liệu số - các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh... được máy tính nhận biết đúng định dạng và được sử dụng trên máy tính.
Trước hết việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ; Giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn; Dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện; Tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng; Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Giảm thiểu tối đa sức người, kinh phí cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống, góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.
Bất kỳ Thư viện số nào đều có nguyên tắc chung là tạo ra một cổng thông tin truy cập trực tuyến đến tài nguyên số không chỉ của thư viện đó mà đến bất kỳ Thư viện số nào khác mọi lúc, mọi nơi. Do đó, việc triển khai xây dựng Bộ sưu tập số là bước đi đầu tiên, quan trọng nhất để phát triển thư viện số. Khi các thư viện đã có Bộ sưu tập số sẽ tiến hành liên thông chia sẻ phục vụ cộng đồng người dùng tin trực tuyến.
Hiện nay, Thư viện tỉnh Lai Châu đang trong bước đầu triển khai số hóa tài liệu và đạt được những thành công nhất định. Với các nguồn tài liệu địa chí và tổng hợp tin tức “Lai Châu qua báo chí Trung Ương”. Số lượng tài liệu số hóa đã được khai thác và sử dụng với khoảng 2.000 trang tài liệu chia sẻ qua môi trường internet theo địa chỉ (http://www.192.168.81.2:81/).
Để tiến hành số hóa tài liệu xây dựng kho tài nguyên thông tin số Thư viện tỉnh đã chú trọng đến các yếu tố như: Mục tiêu số hóa tài liệu; Lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng và Phần mềm quản lý tài liệu số với các tiêu chuẩn công nghệ đảm bảo chất lượng tài liệu số và quản lý tài liệu số bền vững; Lựa chọn tài liệu; Thực hiện Quy trình Số hoá và xử lý các tài liệu sau số hóa chặt chẽ; Nguồn nhân lực; Nguồn kinh phí; Về vấn đề đảm bảo bản quyền.
Công tác số hóa tài liệu là khâu thực sự quan trọng của một thư viện số
Để có Bộ sưu tập số hay tạo lập, phát triển kho tài nguyên tri thức dạng số có Thư viện tỉnh Lai Châu đã đưa ra một số giải pháp: Tổ chức số hóa nguồn tài nguyên thông tin truyền thống bằng phương pháp quét hay nhập lại thông tin từ bàn phím của máy tính điện tử (Tài liệu địa chí). Mua tài nguyên thông tin điện tử từ các nhà các cá nhân, nhà xuất bản, các thư viện trong hệ thống hoặc trao đổi với các đối tác. Truy cập, khai thác nguồn tài nguyên trên Internet (Lai Châu qua báo chí Trung Ương). Trong các giải pháp, giải pháp số hóa nguồn tài liệu địa chí được ưu tiên hàng đầu: Mỗi một thư viện đều có thế mạnh riêng/bản sắc riêng nhờ vào đặc điểm vốn tài liệu mình đang lưu giữ. Đặc biệt là đặc điểm về nội dung của các loại hình tài liệu (Tài liệu quý, xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế & xã hội hiếm, có giá trị chất xám cao). Nếu số hóa được nguồn tài liệu này và xây dựng được bộ sưu tập số là vốn quý để duy trì và phát triển thư viện của mình. Từ đây, nhiều đọc giả truy cập sẽ biết đến để chia sẻ, khai thác và sử dụng nguồn dữ liệu số hiệu quả.